Installatiehandleiding CSV import & match
In deze installatiehandleiding lees je stap voor stap hoe je de CSV Import & Match-koppeling instelt. Met deze koppeling kun je eenvoudig transacties importeren vanuit CSV-, Excel- en txt-bestanden, en automatisch matchen in Exact Online. Dit is ideaal voor het verwerken van creditcardtransacties (zoals American Express, Mastercard of Visa) en voor banktransacties van banken waarvoor geen directe live bankkoppeling in Exact Online beschikbaar is.
Mocht je naar aanleiding van deze uitleg nog vragen hebben of wil je gebruik maken van de gratis instelservice, neem dan vooral contact op met ons support team.
CSV koppeling installeren
Ga naar de app store, navigeer naar de CSV import & match koppeling en klik op Installeren. Hierna is het tijd om de koppeling te verbinden met Exact Online en het Excel-, txt- of CSV-bestand te uploaden.
Instellingen kiezen
Ga naar de Instellingen tab en kies de gewenste instellingen voor het importeren en matchen van het bestand:
Automatisch exporteren zodra verwerkt: kies Ja om de transacties automatisch te boeken naar Exact Online, of kies Nee om eerst nog handmatig toestemming te geven.
Dagboek: kies het gewenste dagboek waarop de boekingen gemaakt moeten worden.
Grootboekrekening: selecteer de grootboekrekening waarop de (creditcard)transacties geboekt moeten worden waarvoor geen boekingsregel op van toepassing is. Let op: we kunnen niet op crediteuren boeken.
Klik op Opslaan om de instellingen te bewaren.
Bestand uploaden
Bij deze stap heb je twee opties:
Kies een template voor AmericanExpress, ING creditcard of Rabobank creditcard. Dit is een voorbeeldtemplate. De instellingen worden op basis van dit template gemaakt. Klik vervolgens op Gebruik Template.
Upload een CSV-, Excel- of txt-bestand en klik op Upload CSV.
Na het kiezen van een voorbeeldtemplate of het uploaden van een bestand zie je de eerste regels van het bestand direct staan.
Kolommen selecteren
Selecteer de juiste kolommen van het bestand:
Omschrijving kolom: Deze kolom moet gebruikt worden voor de transactieomschrijving.
Bedrag kolom: Deze kolom moet gebruikt worden voor het transactiebedrag.
Datum kolom: Deze kolom moet gebruikt worden voor de transactiedatum. Datums worden gelezen als dag/maand/jaar (Europese notatie).
Bedrag omkeren: Geef aan of je de bedragen origineel wilt laten of de bedragen wilt omkeren. De laatste optie betekent dat je als je negatieve bedragen hebt, je ze kunt omkeren naar positieve bedragen en andersom.
Welk karakter wordt gebruikt als delimiter: Kies hier de gebruikte delimiter in het bestand. Deze staat standaard op Komma, maar kan worden aangepast naar Puntkomma of Verticaal streepje.
Klik op Instellingen opslaan.
Boekingsregels aanmaken
Ga naar de tab Automatische boekingen om automatische boekingsregels aan te maken voor banktransacties. Als een opgegeven term voorkomt in de omschrijving van de transactie, wordt deze automatisch geboekt op de gekozen grootboekrekening met de bijbehorende btw-code.
Kies de juiste:
Zoekterm
Grootboekrekening
Btw-code
Klik op Nieuwe regel toevoegen om nog een boekingsregel aan te maken, of op Opslaan om verder te gaan.
Je kunt zowel een grootboekrekening als een btw-code selecteren, maar het is ook mogelijk om maar een van de twee toe te voegen.
Let op! Hoofdlettergebruik is van invloed op de herkenning.
Bestanden boeken
Navigeer naar de tab Transactie bestanden om je bestanden te uploaden. Je kunt meerdere bestanden tegelijk uploaden, maximaal 10. Elk bestand wordt als aparte synchronisatie verwerkt. Na het uploaden kun je de bestanden een herkenbare naam geven.
Om de gegevens en onze verwerking na te lopen, klik je op Details. Hier vind je onder andere de status en logs, en kun je het bestand handmatig boeken als je bij automatisch exporteren “Nee” hebt geselecteerd. Ook kun je een geboekte synchronisatiestap terugzetten. De synchronisatie telt daarna niet meer als geboekt en de exportstap wordt opnieuw uitgevoerd. Let op: een boeking die al naar Exact Online is verstuurd, blijft daar staan.
Wil je een geüploade synchronisatie die nog niet geboekt is ongedaan maken? Klik op Verwijderen naast de betreffende synchronisatie en bevestig de melding. Let op: dit verwijdert ook de bijbehorende transacties. Synchronisaties die al geboekt zijn, kunnen niet verwijderd worden.
Add-ons toevoegen (optioneel)
Het is mogelijk om add-ons toe te voegen aan de koppeling. Ga hiervoor naar Overzicht en klik op Add-ons Bewerken / Toevoegen. Je kunt de volgende add-ons toevoegen:
Wisselkoersen Achteraf Importeren: Met deze add-on kunnen wisselkoersen met terugwerkende kracht worden geïmporteerd.
Turkse Lira wisselkoersen importeren van TCMB: Met deze add-on worden de wisselkoersen van de Turkse Lira (TRY) geïmporteerd vanuit de Centrale Bank van de Republiek Turkije (TCMB) in plaats van onze standaardbron.
Periodiek bestanden inladen
Nadat je de CSV-koppeling hebt ingesteld, kun je periodiek CSV-, Excel- of txt-bestanden uploaden en boeken naar Exact Online. Deze bestanden worden dan verwerkt op basis van de eerder gemaakte instellingen. Ga naar Transactie bestanden, upload de bestanden en boek ze naar Exact Online, en de koppeling doet de rest.
Samenvattende checklist
Last updated