Installatiehandleiding Stripe – Exact Online

In deze installatiehandleiding wordt stap-voor-stap uitgelegd hoe de ZioSync koppeling voor Stripe kan worden ingesteld.

Mocht je naar aanleiding van deze uitleg nog vragen hebben of wil je gebruikmaken van de gratis instelservice, neem dan contact op met ons support team.

Connecties Exact Online en Stripe

Ga naar de app store, kies de Stripe integratie en klik op Installeren. Nu moeten Exact Online en Stripe met de ZioSync koppeling worden verbonden.

1

Stripe verbinden met ZioSync

Ga naar het dashboard in ZioSync en navigeer in de toolbar aan de linkerzijde naar de sectie Mijn Integraties. Klik daar op de Stripe koppeling en ga naar Stripe onder het kopje Connecties aan de linkerzijde. Klik vervolgens op Stripe verbinden en doorloop de stappen.

2

Exact Online verbinden met ZioSync

Als Stripe is verbonden, ga je naar de sectie Exact Online en klik je op Exact Online Verbinden. Log in bij Exact Online en de verbinding met ZioSync wordt automatisch gemaakt.

Let op! Heb je meerdere administraties? Selecteer dan de administratie waar je de Stripe transacties naartoe wilt exporteren en waar je openstaande posten staan.

Instellingen Stripe koppeling

1

Stripe

In deze sectie kun je kiezen vanaf wanneer je de transacties vanuit Stripe wil importeren. Ook kun je hier selecteren welke referentie gebruikt moet worden om te matchen met de openstaande posten van Exact Online:

• Beschrijving: De referentie van de transactie in de beschrijving.

• Stripe ID: De ID die Stripe aan de transactie geeft als referentie.

2

Exact Online

Bij de Exact Online instellingen koppel je de juiste grootboekrekeningen vanuit de financiële administratie aan de betreffende posten. Er dient voor alle posten een rekening en / of dagboek geselecteerd te worden

Instellingen

• Grootboekrekening betaalkosten: Op deze grootboekrekening worden de betaalkosten van Stripe geboekt.

• Grootboekrekening betalingsverschillen: Op deze rekening wordt het eventuele betalingsverschil tussen de webshoporder en de betaling via Stripe geboekt.

• Grootboekrekening chargebacks: Op deze rekening worden eventuele disputen / chargebacks geboekt die via de payment provider zijn gedaan.

• Grootboekrekening refunds: Op deze grootboekrekening worden eventuele refunds / retouren geboekt.

• Grootboekrekening kruisposten: Op deze rekening worden de periodieke betalingen vanuit Stripe naar de bankrekening geboekt.

• Bankboek aflettermodule: Hiervoor moet het dagboek geselecteerd worden waarop de boekingen gemaakt moeten worden.

• Automatisch boeken wanneer volledig gematcht: Als voor alle binnenkomende betalingen een match is gevonden, wordt automatisch de batch geboekt naar Exact Online. Je kunt hier kiezen voor Ja of Nee.

• Openstaande posten referentie locatie: Dit betreft de referentiekolom waarmee de match gemaakt wordt met de verkooporder vanuit de webshop. Als er gebruik wordt gemaakt van een van onze webshop koppelingen, dan staat de referentiepost standaard op Uw referentie. Als je niet zeker weet waar de referentie zich bevindt, neem dan contact op met onze supportafdeling.

Geavanceerde instellingen

• Grootboekrekening debiteuren (fallback): Deze grootboekrekening wordt als tegenrekening gebruikt wanneer een openstaande post geboekt is in een dagboek zonder tegenrekening. Deze instelling is optioneel.

• Administratie voor wisselkoersen: Hier kun je een andere administratie selecteren waaruit wisselkoersen worden opgehaald, bijvoorbeeld als je koersen centraal in één administratie beheert. Deze instelling is optioneel.

3

Add-ons toevoegen (optioneel)

Het is mogelijk om add-ons toe te voegen aan de koppeling. Ga hiervoor naar Overzicht > Add-ons en klik op Add-ons Bewerken / Toevoegen.

Add-ons

Niet-Gematchte Transacties Boeken: Het kan voorkomen dat niet voor alle transacties van Stripe een openstaande post in Exact Online gevonden kan worden. Als je toch wilt dat deze transacties geboekt worden naar Exact Online, kun je deze add-on toevoegen.

Selecteer bij de instellingensectie van de add-ons de grootboekrekening, en kies of je wel of niet deels-gematchte synchronisaties automatisch wilt boeken. Bij Ja, kies dan ook hoeveel dagen we moeten wachten totdat automatisch boeken wordt uitgevoerd. Kies voor 0 dagen als je wilt dat niet-gematchte transacties direct zonder wachttijd worden geboekt.

Openstaande Posten Beschrijvingen Filteren: Met deze add-on kunnen openstaande posten gefilterd worden op basis van de beschrijving. Dit helpt bij het identificeren van specifieke transacties en het verbeteren van de nauwkeurigheid van de boekhouding. Je krijgt hiermee meer controle over de referentie die gebruikt wordt bij het matchen van openstaande posten.

Je kunt meerdere filters instellen (maximaal 20). Elk filter moet ten minste een van de volgende variabelen bevatten: {referentie}, {orderId}, {transactionId} of {?} - dit is een wildcard teken om tekst weg te filteren. Elke openstaande post wordt met elk filter geprobeerd; de referentie wordt overgenomen uit ieder filter dat op de beschrijving past.

Dit is een geavanceerde add-on. Neem bij twijfel contact op met onze support afdeling.

Achteraf importeren: Hiermee kun je Stripe transacties met terugwerkende kracht importeren in je boekhouding in Exact Online.

Matchen op Meerdere Referentievelden: Met deze add-on kunnen openstaande posten op meerdere referentievelden tegelijk worden gematcht, in een zelfgekozen prioriteitsvolgorde. Zo worden ook betalingen gematcht waarvan de referentie per factuur in een ander veld staat.

Deelbetalingen Matchen: Met deze add-on koppel je meerdere transacties aan één openstaande post, zodat een factuur die in delen is betaald toch in één keer wordt afgeletterd. Stel zelf het geaccepteerde afrondingsverschil in, zodat een post van een paar cent niet blijft openstaan.

4

Koppeling inschakelen

Nu zijn alle stappen doorlopen en kan de Stripe koppeling worden aangezet. Ga terug naar het overzicht en controleer of Stripe en Exact Online verbonden zijn. Wanneer beide groen zijn, kan de koppeling worden aangezet. Klik hiervoor op Inschakelen.

5

Uitbetalingen

Nadat de koppeling is ingeschakeld, start deze direct met het importeren van Stripe betalingsbestanden om te matchen met openstaande posten. Als je op een geïmporteerde uitbetaling klikt, kun je meer inzien over deze transactie.

Transactiedetails

• Logs

• Progressie

• Status

• Kosten en kruisposten

• Refunds en chargebacks

• Betalingen

• Opties: synchronisaties overslaan en uitbetalingen boeken

Samenvattende checklist

• Stripe verbinden met ZioSync

• Exact Online verbinden met ZioSync

• Stripe instellingen personaliseren

• Exact Online instellingen personaliseren

• Add-ons toevoegen (optioneel)