Installatiehandleiding WooCommerce – Exact Online

In deze installatiehandleiding wordt stap-voor-stap uitgelegd hoe de ZioSync koppeling voor WooCommerce kan worden ingesteld.

Mocht je naar aanleiding van deze uitleg nog vragen hebben of wil je gebruikmaken van de gratis instelservice, neem dan contact op met ons support team.

Connecties Exact Online en WooCommerce

Ga naar de app store, kies de WooCommerce integratie en klik op Installeren. Nu moeten Exact Online en WooCommerce met de ZioSync koppeling worden verbonden.

1

WooCommerce verbinden met ZioSync

Ga naar WooCommerce onder het kopje Connecties aan de linkerzijde. Volg de stappen in WooCommerce en vul vervolgens de URL van je WooCommerce webshop in in het ZioSync dashboard. Klik daarna op Opslaan en op Approve.

Stappen in WooCommerce

• Log in op je beheerdersdashboard

• Ga naar Plugins aan de linkerkant en klik op Nieuwe plugin

• Zoek in het zoekveld op ZioSync Connection REST API

• Klik op Nu installeren naast de plugin en vervolgens op Activeren als de installatie is voltooid

• Vul de website URL in in je ZioSync dashboard en klik op Opslaan

2

Exact Online verbinden met ZioSync

Als de WooCommerce webshop is verbonden, ga je naar de sectie Exact Online en klik je op Exact Online Verbinden. Log in bij Exact Online en de verbinding met ZioSync wordt automatisch gemaakt.

Let op! Heb je meerdere administraties? Selecteer dan de administratie waarvan de ordergegevens moeten worden gesynchroniseerd.

Instellingen WooCommerce koppeling

1

WooCommerce

In deze sectie kun je de datumfilter voor orders instellen, en de orderstatus van orders die geïmporteerd moeten worden.

Instellingen

Datumfilter

• Kies of de orders op basis van aanmaakdatum of betaaldatum worden geïmporteerd

• Selecteer de minimale datum

Orders die vóór de minimale datum zijn aangemaakt, worden wel geïmporteerd, maar niet verwerkt. Wil je oudere orders die na deze datum zijn betaald toch verwerken? Kies dan Aanmaakdatum of betaaldatum in de eerste kolom.

Orderstatus

Kies de orderstatus van orders die geïmporteerd moeten worden. In dit geval worden de orders met de status Processing en Completed naar Exact Online geëxporteerd.

2

Exact Online

Bij de Exact Online instellingen koppel je de juiste grootboekrekeningen vanuit de financiële administratie aan de betreffende posten. Er dient voor alle posten een rekening en / of dagboek geselecteerd te worden.

Omzetrekening instellingen

• Omzetrekening verkopen: Selecteer hiervoor de grootboekrekening waarop je de verkoopboeking geboekt wilt hebben.

• Omzetrekening verzendkosten: Selecteer hiervoor de grootboekrekening waarop je de verzendkosten geboekt wilt hebben.

• Omzetrekening kortingen: Selecteer hiervoor de grootboekrekening waarop je de kortingen geboekt wilt hebben.

• Omzetrekening terugbetalingen / refunds: Selecteer hiervoor de grootboekrekening waarop je de refunds geboekt wilt hebben.

• Omzetrekening aanpassingstarieven: Selecteer hiervoor de grootboekrekening waarop je de aanpassingstarieven geboekt wilt hebben.

Dagboek instellingen

• Dagboek verkopen: Selecteer hiervoor het dagboek waarop je de verkoopboekingen geboekt wil hebben.

• Dagboek credits: Selecteer hiervoor het dagboek waarop je de credit boekingen geboekt wil hebben.

Omschrijving instellingen

Hiervoor wordt standaard voor zowel verkoop als terugbetalingen de order- en transactie-ID gehanteerd. We adviseren je om hiervan niet af te wijken, omdat deze data ook gebruikt wordt voor het maken van de matches. Als een andere omschrijving desondanks gewenst is, vragen we je om contact op te nemen met ons support team om je verder te helpen.

Overige instellingen

• Standaard betalingsconditie: Hier kan de standaard betalingsconditie worden geselecteerd. Voor webshops is dit veelal contant.

• Gast Klant Code / Verzamel Debiteur Code: Als je veel verschillende klanten hebt, kan er gekozen worden voor een standaard debiteur waarop alle boekingen gemaakt worden. Hierbij moet het nummer van de debiteur worden ingevuld, zoals opgenomen in Exact Online.

• Boek alles op Gast Klant: Als ervoor gekozen is om alles te boeken op een debiteur, dan kies je hier Ja. Als dit niet het geval is, kies dan de optie Nee.

• Chronologische boekstuknummers bewaken: Deze instelling bepaalt of orders wel of niet doorgezet worden als ze niet op chronologische volgorde worden geüpload. Het kan soms voorkomen dat er een oudere order tussenzit die de chronologische volgorde verbreekt. Zet je deze instelling op Aan, dan wordt deze order niet meegenomen in de synchronisatie.

3

Mappings

In deze sectie moeten de btw-codes vanuit WooCommerce en Exact Online aan elkaar worden gekoppeld.

Instellingen

Selecteer een btw-code vanuit de linkerkolom en een code vanuit de middenkolom en klik op Koppel om de codes aan elkaar te koppelen. Het is hierbij belangrijk dat de box aan de linkerkant volledig leeg is. Dit zijn namelijk alle btw-codes die gebruikt zijn in het verleden.

Verder moeten al deze codes ook zijn aangemaakt in Exact Online. Dit moet handmatig gebeuren. Voor meer informatie hierover, zie deze link.

4

Add-ons toevoegen (optioneel)

Het is mogelijk om add-ons toe te voegen aan de koppeling. Ga hiervoor naar Overzicht > Add-ons en klik op Add-ons Bewerken / Toevoegen.

Add-ons

Je kunt de volgende add-ons toevoegen:

• Landen en Kostendragers Mapping: Met behulp van deze mapping kunnen landen van de orders en kostendragers gemapt worden.

• WooCommerce Achteraf Importeren: Met deze add-on kunnen gegevens uit WooCommerce met terugwerkende kracht worden geïmporteerd.

• Aangepaste datum-veld voor boekingsdatum: Kies welk datumveld gebruikt wordt als boekingsdatum in Exact Online.

5

Koppeling inschakelen

Nu zijn alle stappen doorlopen en kan de WooCommerce koppeling worden aangezet. Ga terug naar het overzicht en controleer of WooCommerce en Exact Online verbonden zijn. Wanneer beide groen zijn, kan de koppeling worden aangezet. Klik hiervoor op Inschakelen.

Samenvattende checklist

• WooCommerce verbinden met ZioSync

• Exact Online verbinden met ZioSync

• WooCommerce instellingen personaliseren

• Exact Online instellingen personaliseren

• Btw-codes koppelen

• Add-ons toevoegen (optioneel)